Cómo firmar varias páginas de un documento

Es la costumbre de rubricar todas las hojas de un contrato. Su razón de ser es práctica: si cada página lleva la marca del firmante, resulta evidente que ninguna fue sustituida después.

En un documento electrónico esto se hace con una sola firma. Aunque el sello aparezca en diez páginas, hubo un único acto de firma, con un único certificado y en un único momento. Lo que se repite es la representación visual, no la firma.

Y no hace falta que se repita para proteger el documento: la firma electrónica cubre el archivo completo, no solo la página donde está el sello. Aunque firmes visualmente solo la primera hoja, alterar la séptima invalidaría la firma igual.

Si alguien te dice que hay que firmar cada página «para que valga», está aplicando una costumbre del papel. En electrónico, el sello repetido es una convención visual, útil pero no imprescindible.

Aquí sí hay varias firmas de verdad: cada firmante aporta la suya con su propio certificado, normalmente en momentos distintos. El caso típico es quien elabora, quien revisa y quien aprueba.

La clave técnica está en cómo se añade cada firma. Un documento firmado no se puede reescribir: si un programa vuelve a generar el archivo para meter la segunda firma, mueve los bytes de sitio y la primera firma deja de cuadrar. El validador la marcará como inválida, y con razón.

Lo correcto es añadir sin tocar: dejar el archivo recibido intacto y agregar la nueva firma al final. Así la firma anterior sigue cubriendo exactamente los mismos bytes, y la nueva cubre además todo lo añadido. Ese encadenamiento deja constancia de que nadie alteró el documento entre una firma y la siguiente.

Cuando hay varios firmantes, el orden queda registrado: cada firma incorpora la fecha en que se hizo y cubre las anteriores. Si el documento tiene una jerarquía —elabora, revisa, aprueba—, firmar en ese orden hace que el archivo lo refleje.

El campo de motivo ayuda a que se entienda de un vistazo. Un documento donde se lee «Elaborado por», «Revisado por» y «Aprobado por» junto a cada nombre se explica solo, sin necesidad de un acta aparte.

Para repetir tu sello en varias páginas, coloca la firma donde quieras y elige Todas o escribe las páginas concretas, con el formato 1, 3, 5-8. Cada página puede llevar el sello en su propia posición: la firma del anexo no tiene por qué ir donde la de la portada.

Para que firmen varias personas, cada una carga el documento tal como lo recibió y añade su firma. Al abrir un PDF que ya tiene firmas, verás quién firmó antes y cuándo, para saber qué estás respaldando antes de poner la tuya.